身為學生的我們有許多開會的機會，不過在學生團隊中我們可能會議常常會超時，沒有辦法有效的決議，或是開著開著大家聊到有趣的話題就直接聊開了，相信這樣的場景大家都不陌生。
今天這篇文章會跟大家分享我過去帶團隊在會議各個階段使用的技巧，讓我們都能告別冗會，快速討論並產出會議決議。
會前準備做的好，一場會議就成功了一半
看到這裡你或許有點訝異，原來會前就開始決定這場會議是不是一場好會。
不過其實前面提到的開會時間冗長、議題討論很久但沒辦法有效決議，等等的這些狀況有一大部分的原因來自會前的準備不足，而我認為好的會前準備可以從「訂定明確的目的」、先請成員「把想法寫下來」以及「傳送清楚地會前準備」這三個層面去進行。
1. 訂定清晰的會議目的
如果不是要同步資訊的會議，在開會前訂出要產出什麼成果或明確的會議目的可以幫助我們在會議中聚焦在要產出的內容，而不會只有想法上的交流討論但沒有明確的產出。
以過去我參與的實習社群的一次招募會議來說，較明確的會議目的可能是：定案實習社群的面試形式、日期時段＆討論突發狀況應對方式，而較不明確的會議目的則可能長這樣：討論實習社群面試相關事項。
如果只是寫下討論實習社群面試相關事項，在沒有明確產出的情況下我們可能會偏離討論重點，而在知道這場會議需要大家聚焦面試形式、日期時段＆突發狀況應對這三件事情上時，面對不相關的事情我們就可以先放到臨時動議，等到進入臨時動議環節時再選擇需要討論的內容進行討論，或留待下次會議。
2. 先請成員「把想法寫下來」
彼此分享&討論對某個議題的想法佔了會議中很大一部分的時間，以4人的會議來說，如果我們每個人在會議中都輪流分享自己的想法，在沒有事先整理過自己想法的情況下，大家光是分享完可能就已經花費 15 分鐘的時間，接著才進入到討論要採用什麼想法的共識環節。
會議是用來共識出有效結果用的，很多人卻誤以為開會是用來分享不成熟的想法 — 《遠距工作這樣做》
因此，先請大家寫下自己對議題的想法或提案，為的就是節省分享想法的時間，讓我們的會議可以更多的聚焦在共識上，一方面大家會議中可以跳過看文字就能懂的想法，僅針對想法重點分享或補充想法的細節，藉此縮減會議時間；另一方面也可以收到每個人對於這個議題的想法，避免傳統會議中只有幾個比較活躍的成員發言的狀況。
這裡以我自己過去帶實習社群進行的一場會議為例，在事前我們先請成員進行貼文規劃的提案，在討論時我們就可以快速針對彼此異同的地方進行討論，相較於一個個輪流分享可以更快完成討論。
面對比較需要共識的討論，先寫下來也可以讓主持人先瞭解大家的想法，進而思考團隊成員有這些想法可能可以怎麼收束。
3. 清楚傳達會議內容＆需要做什麼
在做好前兩步之後，讓與會者清楚知道這場會議會怎麼進行以及要怎麼準備也很重要，我通常會在開會記錄的頁面上寫下會議目的，把大家需要在會前準備的內容以及需要準備的資料寫在 Notion 頁面並傳給與會者。
最後，會前要追蹤大家都有完成該做的會前準備，避免有些人因為忘記準備而影響會議品質！
會議中各個階段，我會怎麼做？
而在會議中我通常會分成 4 個環節，分別是「Check-in 開場」、「對齊任務」、「議題討論」、「Check-out」，接下來想跟大家分享會議進行中 4 個環節我會注重的事。
1. 善用 Check-in 讓大家更進入狀況
在正式進入要討論的議題時，我通常會透過 5～10 分鐘簡短的分享生活近況讓大家在正式會議前漸漸進入狀況，習慣發言分享的感覺，同時增進彼此的感情凝聚，如果不幸的剛好有人會議遲到，這個 Check in 時間也可以作為小小緩衝。
2. 四提問框架快速對齊上次會後任務
這個階段的目的主要是讓大家可以快速瞭解上次分配任務執行的狀況，不需要太多的討論 or 意見交流，我通常會讓與會者運用以下的四提問框架快速在一分鐘內分享完執行狀況：
- 我之前做過什麼？
- 我現在要做什麼？
- 之後要做什麼？
- 需要其他人幫什麼忙？
這個框架是我很喜歡的，可以快速瞭解大家執行任務的狀況、困難，如果夥伴有提到需要什麼樣的支援，也可以知道怎麼樣協助他們。
3. 分類議題加速共識產出
接著就進入議題的討論，因為我們在會前已經先請大家把自己對於部分議題的想法簡單寫下來，所以對彼此的想法已經都有基本的瞭解了，在想法分享的環節可以請大家簡單補充卡片的想法，和針對想法中的重點進行提要，快速的帶過這個環節
接著進入議題共識的階段，這邊我會分成兩個類別討論
相對簡單，大家已經有共識的議題
針對比較簡單，大家會前已經有共識的議題，我們可以快速的在大家分享完就進行表決(如果用 Miro 的話可以使用內建的投票功能)，快速的產出我們的決議。
意見分歧 or 有較大的影響
而在意見分歧比較顯著，或是這個議題可能會對團隊造成比較大的影響時，我就會給大家比較多的時間進行分享，充分的分享自己提案的優缺點，並且針對彼此不同意的地方進行討論 or 辯論，等到大家都充分的交流想法後才進入表決，讓每個夥伴都能更深入的從各個面向的優缺點來評斷採用什麼方案可能是更好的選擇。
4. 在 Check out 環節進行任務分工、回饋
最後一個階段會進行任務分工，雖然看起來再簡單不過，不過魔鬼藏在細節。一個有效的任務分工要有明確的負責人、預期任務產出、Deadline，少任何一個都可能影響後續的任務執行狀況，因此在分配任務時我會特別注意有沒有明確的講清楚這三件事。
同時除了分工外，我們也希望每次會議都可以越開越好，因此在這個環節我們鼓勵夥伴寫下便利貼分享今天會議可以優化的地方，幫助夥伴們獲得回饋，能從回饋中持續疊代會議。
會議後，不要忘記做這 2 件事
你在會議前和會議中的做什麼佔了影響你開會有沒有效率的 90%，會議後的行動雖然不會很大程度影響你這次開會的效率，不過也會影響會後任務的執行狀況以及之後回頭好不好從會議記錄瞭解到這場會在開什麼。
因此我在會議後通常會做兩件事：
1. 確認會議記錄確實紀錄會議的關鍵討論脈絡以及會議決議內容
2. 更新會議分工在團隊的任務管理系統上面，一部分方邊相關專案負責人員進行會後任務進度追蹤，另一部分也提醒執行者需要做哪些事，以及什麼時候要繳交產出。
總結
今天從會前、會中、會後三個階段分享過去我在提升會議討論效率時會使用的技巧，這些技巧也幫助我從開會總是要開 1.5–2 小時，變成通常可以在 1 小時之內結束，這些技巧很有感的幫助我提升開會效率。
或許並不一定每一個技巧都適合你所在團隊的討論，不過如果你有看到覺得實用或印象深刻的技巧，不妨先從那個開始套用在團隊會議中，一步步有意識的使用更多會議的技巧，相信可以幫助你們的會議越開越好！
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